Per procedere all’iscrizione a un Congresso in Italia occorre presentare la richiesta di autorizzazione missione, senza l’inserimento nel preventivo di spesa della tipologia di spesa “CONGR Iscrizioni a congressi/convegni” in quanto tale spesa verrà rimborsata attraverso il ciclo contabile diverso dal ciclo missioni.
La procedura da seguire è diversa a seconda di chi organizza il convegno/congresso.
La spesa di iscrizione al Congresso è una spesa che grava sul bilancio di UNIPI, quindi deve essere intestata ad UNIPI con la partita iva (VAT per l’estero) di UNIPI. Come tutte le spese che effettuiamo da fornitori esteri, sia beni che servizi, è obbligatorio fornire come primo dato il numero di VAT del soggetto che acquista, cioè l’Università, in modo che il prestatore del servizio sappia come deve emettere la fattura.
Quindi prima di procedere con l’iscrizione l’interessato dovrà accertarsi se l’organizzatore è intracomunitario o extracomunitario in possesso o meno di VAT (Partita IVA).
Soggetto intracomunitario con VAT
L’organizzatore rilascerà una fattura (invoice) che verrà emessa non appena l’interessato provvederà a registrare l’iscrizione e/o ad anticipare il pagamento (a seconda di come è organizzato il form dell’evento).
La fattura (invoice) dovrà essere intestata a:
- Università di Pisa Dipartimento di Scienze politiche
VIA SERAFINI, 3 – 56126 PISA
C.F. 80003670504 P.IVA IT00286820501
PROF./DOTT. (nome e cognome del partecipante)
Nella descrizione dovrà essere indicato che si tratta dell’iscrizione al convegno “XX” del/della prof./dott. “XXYY”.
(NB: se il convegno viene effettuato on-line dovrà essere precisato nella descrizione del documento, perché in tal caso la quota iva del servizio erogato, verrà versata in Italia essendo una prestazione che si svolge sul territorio italiano, viceversa se la prestazione avviene nel paese che realizza il convegno, la quota iva va pagata direttamente al fornitore del servizio stesso – concetto di territorialità dell’iva tra paesi membri).
La fattura dovrà essere inviata alla segreteria affinché possa procedere con la registrazione in contabilità entro la fine del mese in cui è stata emessa. Anche in questo caso, l’interessato, prima di procedere con l’iscrizione al convegno, deve fornire alla segreteria i dati anagrafici e fiscali del soggetto che organizza il convegno nonché l’importo dell’iscrizione (VAT compresa).
Qualora la registrazione al convegno implichi anche il pagamento online, l’interessato dovrà procedere al pagamento anticipato che gli verrà rimborsato, dietro emissione di un ordinativo di pagamento a suo favore, al termine dello svolgimento del convegno (si richiede in questo caso la ricevuta che attesti il pagamento anticipato).
Qualora invece il form predisposto dall’organizzatore preveda unicamente la registrazione e non include alcun pagamento anticipato, occorre richiedere l’emissione di una fattura (invoice) da inviare per mail all’indirizzo missioni@sp.unipi.it, prevedendo ovviamente come modalità di pagamento il bonifico bancario (bank transfer).
Soggetto intracomunitario senza VAT
L’organizzatore rilascerà una ricevuta fiscale che dovrà essere intestata sempre al Dipartimento (come citato al punto 1) e sulla ricevuta stessa dovrà essere indicato che l’operazione è esclusa o non soggetta a VAT (IVA). In questo caso l’interessato dovrà procedere al pagamento anticipato al momento dell’iscrizione che le verrà rimborsato a conclusione del convegno, presentando la ricevuta in originale.
Soggetto extracomunitario senza VAT (caso molto frequente)
L’organizzatore rilascerà una ricevuta fiscale che dovrà essere intestata sempre al Dipartimento (come citato al punto 1) e sulla ricevuta stessa dovrà essere dichiarato che l’operazione è esclusa o non soggetta A VAT (IVA). In questo caso l’interessato dovrà procedere al pagamento anticipato al momento dell’iscrizione, che le verrà rimborsato a conclusione del convegno, presentando la ricevuta in originale.